Comment suivre l’état des stocks de son entreprise ?

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Gérer les stocks ? Mais pour quoi faire ? La gestion des stocks en grande distribution est souvent perçue comme une corvée au sein d’une entreprise et cette tâche passe au second plan après la production et la vente. Cependant, suivre l’état de vos stocks peut vous apporter beaucoup d’avantages tels que des économies de temps, d’argent et de main d’œuvre.

La clé dans la gestion des stocks réside avant tout dans la création de processus clairs afin d’automatiser au maximum cette action. Aujourd’hui, nous vous dévoilons tous nos conseils pour suivre l’état de vos stocks et mesurer vos performances.

Suivi de l’état des stocks : avantages et risques

Pourquoi le contrôle des stocks est-il important ?

Le niveau de stock est optimal lorsqu’il y a juste assez de produits pour satisfaire la demande. L’important est de trouver le point de commande rapidement, il s’agit du moment où il faut passer une nouvelle commande pour approvisionner le stock de l’entreprise. On calcule ce moment via cette formule : stock de sécurité + vente moyenne (ou prévision moyenne) x délai moyen. Cela va permettre de limiter au maximum le coût de stockage des marchandises afin d’assurer une meilleure rentabilité pour l’entreprise. En effet, il faut savoir que l’espace utilisé pour le stockage en entrepôt est très onéreux pour une marque.

Cette première action va vous permettre de planifier, anticiper et maîtriser les flux de matières et marchandises pour éviter les mauvaises surprises. Un autre avantage va être l’amélioration de votre service client en évitant au maximum les ruptures de stock et donc les insatisfactions des clients.

Quels sont les risques de non-gestion des stocks ?

Au contraire, si vos stocks sont mal gérés, vous vous exposez à quelques risques qui peuvent pénaliser votre entreprise.

En effet, sans surveillance, votre entrepôt sera facilement désorganisé et vous aurez besoin de plus d’espace ce qui engendrera des coûts supplémentaires. Dans le même temps, cela pourrait provoquer un besoin de main d’œuvre pour réorganiser votre stock.

De plus, sans gestion des stocks, vous pourrez être exposé à de la perte ou de la casse de marchandise plus fréquemment.

4 méthodes pour gérer l’état des stocks en entreprise

Pour gérer au mieux l’état de vos stocks, l’important reste de former vos équipes à quatre méthodes primordiales :

Bien organiser l’espace de stockage pour identifier facilement chaque produit.
Définir un processus d’étiquetage afin que chaque employé puisse trouver les différents produits rapidement dans l’entrepôt.
Créer un processus de réapprovisionnement : qui s’en occupe, à quel moment, comment automatiser le rappel ?
Définir un processus d’inventaire : quelle périodicité (annuel, trimestriel, mensuel ou en temps réel), via quel outil (papier, excel, logiciel de gestion d’entrepôt) ?

Conseil : selon nous, la meilleure méthode d’inventaire est le temps réel en notant les sorties et les entrées dans le stock et en suivant cela via un warehouse management system (WMS) pour optimiser la préparation de commandes. Avoir recours à ce type de logiciel permet de gagner en efficacité en bénéficiant de la modernisation de la grande distribution.

Attention cependant, les méthodes de gestion des stocks peuvent être différentes en fonction du type de produit. Par exemple, si les produits ou matières premières sont périssables il faudra gérer les stocks en prenant en compte le fait de sortir les marchandises qui sont dans l’entrepôt depuis longtemps en premier.

Comment savoir si le stock est bien géré dans mon entreprise ?

Et les indicateurs clés de performance (ou key performance indicator) dans tout ça ? Les KPI sont des indicateurs chiffrés permettant de mesurer la performance de certaines actions et d’aider les entreprises dans leurs prises de décisions.

Si vous avez mis en place les différentes méthodes de suivi des stocks que nous vous avons conseillées, c’est bien ! Mais à présent, il faut savoir mesurer si ce travail a de la valeur en termes de chiffres.

Pour cela, voici quatre indicateurs clés à calculer régulièrement pour suivre votre état des stocks et savoir si votre gestion est optimale :

Taux de service = commandes livrées dans les temps / nombre de commandes totales
- Ce chiffre vous donne le pourcentage de livraison accomplies en temps voulu
Taux de disponibilité = produits disponibles pour les clients / ensemble de produits sur le catalogue
- Ce chiffre vous donne le pourcentage de produits disponibles à un instant T. pour le client
Taux de rotation = chiffre d’affaires / stock moyen
- Ce chiffre vous donne le nombre de fois où votre stock a été renouvelé pour atteindre votre chiffre d’affaires
Taux d’occupation = (quantité ou volume moyen stocké / capacité de l’entrepôt) x 100
- Ce chiffre vous donne le pourcentage d’espace occupé dans votre entrepôt

Maintenant, c’est à vous de jouer !

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