Cerfa, visite médicale, déclarations : quelles démarches pour un contrat d’apprentissage ?

Vous êtes sur le point de conclure un contrat d’apprentissage et vous vous inquiétez des démarches à effectuer ? Le Cerfa FA 13 compte parmi les documents administratifs incontournables pour embaucher un apprenti selon les règles en vigueur. Comment le remplir ? Quelles sont les autres démarches à effectuer ? Notre article revient sur les étapes indispensables à réaliser pour engager un apprenti dans une entreprise. 

Contrat d’apprentissage : définition

Le contrat d’apprentissage est un contrat d’alternance qui permet à un jeune, généralement entre 16 et 29 ans, de bénéficier d’une formation à la fois théorique et pratique. Son emploi du temps se partage entre des heures de formation au CFA et des journées de travail dans l’entreprise. Il est donc à la fois considéré comme un apprenti et comme un salarié.

Le contrat d’apprentissage : trois parties signataires

Le contrat d’apprentissage se présente obligatoirement sous la forme écrite. Ce document contractuel permet de formaliser l’apprentissage et doit impérativement être signé par l’apprenti, par l’employeur, mais aussi par le CFA ou le centre de formation. Notez que lorsque l’apprenti est mineur, c’est le représentant légal qui doit signer le document à sa place, sans quoi le contrat n’est pas valable. 

Dans le cas où l’employeur serait un ascendant de l’apprenti mineur, une simple déclaration peut remplacer le contrat d’apprentissage. Cette déclaration se présente sous la forme d’un document rédigé par l’employeur, précisant les engagements des parties. Il devra cependant être signé par l’apprenti et le directeur du CFA comme un contrat classique.

Désignation du maître d’apprentissage 

Durant toute sa durée de formation, l’apprenti est sous la responsabilité d’un maître d’apprentissage. Ce dernier peut être l’employeur lui-même ou un salarié de l’entreprise désigné par l’employeur. Le maître d’apprentissage s’assure de la cohérence de la formation pratique et de la partie théorique. Il assure aussi la liaison avec l’établissement de formation. Enfin, il est chargé de veiller à ce que l’apprenti obtient les connaissances et les compétences nécessaires à l’obtention de son diplôme.

C’est l’employeur qui désigne le maître d’apprentissage parmi les employés qui disposent des compétences nécessaires pour remplir ce rôle. Il n’y a aucun document à produire pour désigner le maître d’apprentissage : ce dernier sera désigné dans la case dédiée du Cerfa FA 13. Ce document mentionne également les diplômes du maître d’apprentissage, tandis que la signature de l’employeur permet d’attester sur l’honneur que la personne désignée répond à l’ensemble des critères d’éligibilité à cette fonction.

Qu’est-ce que le Cerfa°10103*11 ?

Le contrat d’apprentissage se formalise par l’intermédiaire du Cerfa 10103*11, aussi appelé Cerfa FA 13. Il regroupe sur un seul et même document les informations essentielles concernant l’apprenti, l’employeur, le maître d’apprentissage et les modalités du contrat. Ainsi, vous devrez y mentionner, entre autres : 

• l’identité de l’employeur ;
• l’identité de l’apprenti ; 
• le montant de la rémunération de l’apprenti ;
• la date qui marque le début de la formation pratique ; 
• les éventuels avantages en nature ; 
• le diplôme ou le titre préparé par le salarié ;
• la durée hebdomadaire du travail.

Le Cerfa doit être établi en trois exemplaires. L’apprenti doit en conserver un, l’employeur également. Le troisième exemplaire du Cerfa est destiné à être envoyé à l’opérateur de compétences pour validation.

Où déposer le Cerfa ?

Si vous êtes une entreprise du secteur privé, le Cerfa doit être transmis à l’opérateur de compétences (OPCO) au plus tard dans les 5 jours après le début d’exécution du contrat. L’OPCO dispose ensuite de 20 jours pour décider d’une éventuelle prise en charge financière de la formation. Sans réponse dans le délai prévu par la loi, la demande est alors considérée comme refusée. 

Concernant les contrats d’apprentissage dans le secteur public, le délai de transmission est le même, mais le Cerfa devra être envoyé à la DDETS (Direction départementale de l’emploi, du travail et des solidarités) ou à la DDETSPP (Direction départementale de l’emploi, du travail, des solidarités et de la protection des populations). Dans ce cas de figure, en l’absence de réponse dans le délai de 20 jours, la demande est considérée comme acceptée. 

La visite médicale obligatoire à l’embauche de l’apprenti

L’alternant étant considéré comme un salarié, il doit faire l’objet d’un suivi de santé et de sécurité.

Délais pour la visite d’information et de prévention

La première obligation de l’employeur vis-à-vis de son nouveau salarié est la visite d’information et de prévention (Vip). Celle-ci doit être réalisée dans les deux mois qui suivent la prise de poste de l’apprenti. Pour l’organiser en respectant ces délais, veillez à contacter dès la date d’embauche le service de prévention et de santé au travail (SPST). Ce dernier dispose ensuite d’un délai de 8 jours pour organiser la visite avant l’expiration du temps imparti.

Dans le cas où le SPST ne répondrait pas ou si aucun professionnel de santé n’est disponible pour réaliser la visite dans le délai de 2 mois, la Vip peut alors être effectuée par un médecin exerçant en secteur ambulatoire lié par une convention avec le SPST de l’employeur.

Quel est l’objectif de la visite d’information et de prévention ?

La visite d’information et de prévention est obligatoire pour tous les salariés, en apprentissage ou non. Elle a pour objectif : 

• de connaître l’état de santé du salarié ;
• de l’informer sur les risques liés à son poste de travail ;
• de le sensibiliser sur les moyens de prévention ;
• de l’informer quant à son droit à profiter d’une visite médicale quand il le souhaite.

À la fin de la visite, le professionnel de santé délivre une attestation de suivi au travail en double exemplaire : un pour le salarié et un pour l’employeur. Il faut savoir que le médecin du travail n’est pas autorisé à transmettre à l’employeur des informations médicales à propos de l’apprenti.

Comment préparer la visite d’information et de prévention ?

Pour que cette visite médicale obligatoire se déroule selon le protocole en vigueur, l’employeur est tenu de transmettre au médecin qui va effectuer la visite : 

• la fiche de poste de l’apprenti avec un détail des tâches qui lui seront confiées, ainsi que les conditions de leur réalisation ;
• le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) et les mesures de prévention mises en œuvre ;
• le protocole établi par le service de santé au travail sur les modalités de déroulement de la visite ;
• les coordonnées du service concerné.

Il faut noter que le coût de la visite n’est pas à la charge de l’apprenti : après la visite, le médecin adresse la facture d’honoraires directement au service de santé au travail de l’entreprise.

L’examen médical d’aptitude

Si l’apprenti occupe un poste qui présente des risques particuliers pour sa santé et sa sécurité, la visite d’information et de prévention pourra être remplacée par l’examen médical d’aptitude (EMA). Les postes qui présentent des risques de chute, qui exposent l’apprenti à la présence d’amiante ou à des rayons ionisants, par exemple, sont concernés par cet examen. L’examen est également obligatoire pour tout apprenti de moins de 18 ans qui est amené à effectuer des travaux dangereux. 

Tout comme la visite d’information et de prévention, l’examen médical d’aptitude doit être réalisé dans les 2 mois qui suivent l’embauche. Son objectif est d’attester que l’état de santé de l’apprenti est compatible avec le poste qu’il occupe. En cas d’inaptitude constatée par le médecin, il est possible de rompre le contrat d’apprentissage. L’employeur n’est pas tenu à une obligation de reclassement. 

Cerfa et contrat d’apprentissage : Quelles sont les autres obligations déclaratives ?

Pour que le contrat d’apprentissage soit valide, l’employeur est tenu à deux autres déclarations : la déclaration préalable à l’embauche et la déclaration sociale nominative.

La DPAE, déclaration préalable à l’embauche

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est obligatoire pour tous les types de recrutement, y compris les contrats d’apprentissage. Vous devrez réaliser cette démarche dans les 8 jours qui précèdent la prise de poste de l’apprenti auprès de l’URSSAF. Dans certains cas, c’est la Mutuelle Sociale Agricole (MSA) qui s’occupe de cette démarche. 

Cette démarche est essentielle pour : 

• l’ouverture de tous les droits sociaux de l’apprenti ;
• être couvert en cas d’accident du travail ;
• bénéficier des éventuels droits à exonération ;
• répondre aux exigences de la loi et être en règle en cas de contrôle.

Pour remplir le DPAE, vous devrez renseigner les informations suivantes :

• la dénomination sociale de l’entreprise ;
• son code Naf ou APE ;
• le Siret et l’adresse de l’établissement (ou le numéro de liasse transmis par le guichet unique en cas d’entreprise en cours d’immatriculation) ;
• le service de santé au travail dont votre entreprise dépend ;
• l’identité et le n° de Sécurité sociale de l’alternant ;
• la date et l’heure d’embauche ;
• toutes les informations relatives au contrat d’apprentissage en alternance.

La DSN, déclaration sociale nominative

La Déclaration sociale nominative est une déclaration mensuelle à réaliser en ligne à partir de la fiche de paie des salariés. L’employeur doit y inscrire les informations relatives à ses salariés. La DSN est indispensable pour payer les cotisations sociales et pour transmettre les données des salariés aux différents organismes sociaux tels que France Travail, la CPAM ou encore l’Urssaf. 

Cette déclaration concerne toutes les entreprises du secteur privé, à partir du moment où elles embauchent des salariés, en apprentissage ou non. Par ailleurs, il faut savoir distinguer la DSN périodique, qui s’effectue tous les mois, de la “DSN signalement d’événement”. En cas d’arrêt de travail de l’apprenti, par exemple, vous devez envoyer une DSN spécifique dans les 5 jours suivants. Cette DSN concerne également les reprises de travail anticipées et les fins de contrat. Ne dérogez pas à ces déclarations, car un retard, une erreur ou un manquement peuvent vous valoir des sanctions !

Les aides financières pour embaucher un alternant en apprentissage

Pour encourager les entreprises à favoriser les embauches en alternance et l’insertion professionnelle, l’État a mis en place plusieurs aides qu’il convient de connaître. 

Cerfa et contrat d’apprentissage : Plan 1 jeune 1 solution

Avec le plan “1 jeune 1 solution” mis en place en 2020, le gouvernement vise à offrir une solution d’insertion professionnelle à un maximum de jeunes. Une aide à l’embauche sous la forme d’une prime de 6 000 € est prévue pour le recrutement d’un apprenti mineur en alternance. Cette aide peut s’élever à 8 000 € pour un apprenti majeur dans le cadre d’une embauche en alternance. Pour obtenir cette prime, vous devez conclure votre contrat d’apprentissage avant le 31 décembre 2024 et l’apprenti doit préparer un diplôme ou un titre à finalité professionnelle inférieur ou égal au niveau 7 (BAC+5). Cette prime se demande par l’intermédiaire du Cerfa FA 13 envoyé à l’OPCO.

Une aide spécifique à l’embauche pour les apprentis reconnus travailleurs handicapés

Pour favoriser l’égalité des chances, une aide spécifique a également été mise en place en cas d’embauche d’apprentis reconnus travailleurs handicapés. Pour en bénéficier, il faut remplir les conditions suivantes : 

• conclure un contrat d’apprentissage pour une durée d’au minimum six mois ;
• que la durée hebdomadaire de travail de l’apprenti soit au minimum de 24 heures.

En embauchant un apprenti reconnu handicapé, vous pourrez donc prétendre à une aide dont le montant maximum est fixé à 3 000 € en contrat d’apprentissage. Elle est de 4 000 € pour les contrats de professionnalisation. Cette aide est renouvelable et elle peut être prolongée. Pour l’obtenir, vous devez remplir le formulaire de demande d’intervention et l’adresser à l’AGEFIPH. Cette aide est destinée à apporter un soutien financier dans la prise en charge des frais liés à l’adaptation du poste de travail. Elle peut aussi servir à mettre en place le télétravail, avec des aménagements et des équipements spécifiques, une transcription en braille, etc.

Vous envisagez d’embaucher un apprenti en alternance ? Vous connaissez maintenant les démarches incontournables à effectuer pour commencer cette nouvelle aventure ! Depuis 1993, le centre de formation IFCDis propose des formations dans le Commerce et la Grande Distribution. Nous serions ravis de vous aider dans la formation de vos futurs collaborateurs et de vous conseiller sur le sujet. N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations.